BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Komunikasi
adalah suatu aspek kehidupan manusia yang paling mendasar, penting, dan
kompleks. Kehidupan sehari-hari kita sangat dipengaruhi oleh komunikasi kita
sendiri dengan orang lain, bahkan oleh pesan yang berasal dari orang yang kita
tidak tahu (we can not not communication).
Dalam
proses komunikasi, ada lima elemen dasar yang dikemukakan oleh Harold Lasswell
dengan istilah “Who Says What in Which Channel to Whom with
What Effect”. Kelima elemen dasar tersebut adalah Who (sumber
atau komunikator), Says What (pesan), in Which
Channel (Saluran), to Whom (Penerima), with
What Effect (Efek atau dampak). Lima elemen dasar dari komunikasi
yang dikemukakan oleh Harold Laswell di atas akan bisa membantu para
komunikator dalam menjalankan tugas mulianya.
Berhasil
tidaknya suatu komunikasi tergantung dari kelima elemen dasar tersebut.
Bagaimana komunikator bisa mempengaruhi komunikannya, sehingga bisa bertindak
sesuai dengan apa yang diharapkan oleh komunikator, bahkan bisa merubah sikap
dan perilaku dari komunikan tersebut. Namun, komunikator, pesan, saluran yang
bagaimana yang akan bisa merubah sikap dan perilaku komunikan, serta perubahan
yang bagaimana yang diharapkan harus menjadi perhatian sangat besar bagi kita
semua.
Dalam komunikasi ada yang disebut dengan pesan persuasif.
Pesan dimana kita harus mampu mempengaruhi orang lain agar mau mengkuti
keinginan kita. Untuk lebih lanjut akan di bahas dalam bab-bab berikut.
1.2 Rumusan
Masalah
1. Apa yang disebut dengan pesan persuasif ?
2. Komponen apa saja yang ada dalam pesan persuasif ?
3. Bagaimana pengorganisasian AIDA untuk pesan persuasif ?
4. Hal apa saja yang mampu memperkuat pesan-pesan persuasif ?
1.3 Tujuan
Adapaun tujuan makalah ini disusun adalah
sebagai berikut :
1.
Untuk menjelaskan beberapa komponen pesan-pesan
persuasif
2.
Menginformasikan rencana organisasional AIDA
untuk pesan-pesan persuasif
3.
Untuk mengidentifikasi beberapa alat untuk
memperkuat pesan-pesan persuasif
4.
Memberikan penjelasan mengenai beberapa kunci
dalam penulisan pesan- pesan persuasif yang baik
BAB II
Pembahasan
2.1.
Pesan Persuasif
Persuasi berasal dari persuasio yang kata kerjanya adalah
persuadere yang berarti membujuk, mengajak, atau merayu. Jadi, persuasi adalah
setiap usaha untuk mempengaruhi tindakan atau penilaian orang lain dengan cara
berbicara atau dengan menulis kepada mereka (verbal maupun nonverbal).
Menurut K. Andeerson, komunikasi persuasif didefinisikan
sebagai perilaku komunikasi yang mempunyai tujuan mengubah keyakinan, sikap
atau perilaku individu atau kelompok lain melalui transmisi beberapa pesan.
Menurut R. Bostrom bahwa komunikasi persuasif
adalah perilaku komunikasi yang bertujuan mengubah, memodifikasi atau membentuk
respon (sikap atau perilaku) dari penerima.
Menurut Burgon dan Huffner, komunikasi persuasif adalah
proses komunikasi yang bertujuan mempengaruhi pemikiran dan pendapat orang lain
agar menyesuaikan pendapat dan keinginan komunikator.
Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap,
kepercayaan, atau tindakan audiens untuk
mencapai suatu tujuan. Persuasi yang efektif adalah kemampuan
untuk menyampaikan suatu pesan dengan cara membuat audiens (pembaca atau
pendengar) merasa
mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.
Di dalam suatu organisasi, pesan-pesan
persuasif dimaksudkan untuk menjual ide atau gagasan kepada orang lain, member
saran agar prosedur operasional lebih efisien, mengumpulkan dukungan untuk suatu kegiatan
tertentu dan untuk meminta bantuandana bagi suatu pembiayaan proyek tertentu.
Sedangkan untuk kepentingan eksternal perusahaan contoh kegiatan
penyampaian pesan-pesan persuasif berupa permintaanatau informasi yang bersifat
menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerja sama.
Pesan-pesan persuasi bertujuan untuk
ü mempengaruhi
audiens yang cenderung mempertahankan
ide atau gagasanya.
ü Menjual
ide/gagasan kepada orang lain.
ü Memberi saran
agar prosedur operasional lebih efisien.
ü Mengumpulkan
suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan
ü Meminta bantuan
dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.
Maka dari itu, pesan-pesan
persuasi umumnya lebih lama,
lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang ketat.
2.2.
Perencanaan Pesan-pesan
Persuasif
Mark Burnett dalam Bovee & Thill (2007:
384) Bisnis
yang berhasil bersandar pada pesan-pesan persuasif dalam komunikasi
internal maupun eksternal.
Pesan-pesan persuasi dimulai dengan melakukan
analisis audiens, mempertimbangkan
perbedaan budaya, dan memilih pendekatan direct atau indirect. Pesan-pesan persuasi juga bertujuan untuk
memotivasi audiens untuk melakukan sesuatu maka
dari itu komunikator harus mengetahui kredibilitas, menyusun kerangka
argumentasi, memilih daya penarik dan memperkuat posisi ketika
mengembangkan pesan-pesan yang disampaikan.
Berikut adalah proses
perencanaan pesan persuasif:
2.2.1.
Analisis Audiens
Penyampaian pesan-pesan persuasif terbaik adalah
dengan menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat
audiens. Untuk mengakomodasikan perbedaan individual komunikator harus
menganalisis audiensnya kemudian komunikator harus menyusun suatu pesan yang
dapat memenuhi kebutuhan audiens. Melalui analisis audiens secara tepat,
penyampaian pesan-pesan persuasive dapat dilakukan secara efektif.
2.2.2.
Pertimbangan Perbedaan Budaya
Pemahaman terhadap perbedaan budaya akan
membantu komunikator dalam memuaskan
audiens selain itu juga akan membantu bagaimana audiens memandangkomunikator.
Ketika komunikator memberikan persuasi untuk budaya yang berbeda, maka cara yang digunakan juga pasti akan
berbeda. Misalnya, di Swedia audiens cenderung fokus terhadap
pertanyaan-pertanyaan teoritis dan implikasi strategis sedangkan di Amerika para audiens lebih
cenderung untuk fokus terhadap hal-halyang bersifat teknis dan praktis.
2.2.3.
Memilih Pendekatan Organisasional
Dalam memyampaikan pesan-pesan persuasif
komunikator dapat menggunakan pendekatan tak langsung (indirect approach). Namun jika audiens
bersifat objektif atau audiens lebih suka mendengar pesan-pesan yang
disampaikan secara segera, pendekatan organisasional yang tepat adalah
pendekatan langsung (direct approach).
2.3.
Mengembangkan Pesan-pesan Persuasif
Hal yang penting dalam menyampaikan pesan-pesan
persuasif adalah komunikator harus mampu meyakinkan audiens bahwa ide yang
disampaikan dapat dipertanggung jawabkan dan beralasan.
Persuasi yang efektif mencakup empat komponen
penting, yaitu menetapkan kredibilitas, membuat kerangka argumentasi audiens,
menghubungkan audiens dengan hal-hal yang logis dan memperkuat posisi dengan
menggunakan bahasa yang baik dan tepat.
2.3.1.
Menetapkan Kredibilitas
Kredibilitas ditentukan oleh sejauh mana
tingkat kepercayaan dan keandalan komunikator di
hadapan audiens. Jika komunikator tidak dapat menghadapi audiensdengan tepat,
maka audiens akan cenderung bersikap skeptis dan tidak akan menerima begitu saja setiap apa yang
disampaikan komunikator. Kredibilitas adalah kapabilitas untuk dipercaya oleh orang lain.
Salah satu cara untuk menumbuhkan kredibilitas
seseorang adalah melalui fakta. Semua
bentuk dokumen, file, statistik, jaminan dan hasil riset merupakan bukti objektif yang dapat mendukung kredibilitas.
Cara-cara lain untuk mendukung kredibilitas
antara lain :
1.
jadilah seseorangyang ahli dalam bidang
tertentu;
2.
antusisas terhadap materi yang disampaikan;
3.
objektif dalam melakukan penilaian akan
sesuatu;
4.
sikap hormat dapat membantumemfokuskan
kebutuhan audiens;
5.
kejujuran dapat menumbuhkan respek
audiens;intensitas yang baik dapat membantu meningkatkan minat audiens;
6.
dan pengalamanlatar belakang, baik sikap maupun
kepercayaan sebelumnya yang dapat membantumengidentifikasi audiens.
2.3.2.
Kerangka Argumentasi
Kebanyakan pesan-pesan persuasif mengikuti
rencana organisasional AIDA (Attention,
Interest, Desire, Action), pengertian dari masing-masing fungsi ini dijelaskan sebagai berikut :
a.
Attention (perhatian)
Pada fase ini komunikator harus segera dapat
meyakinkan audiens di bagian permulaan bahwa komunikator mempunyai sesuatu
yang berguna untuk disampaikan. Perkenalkan audiens dengan suatu masalah
atau ide yang dapat membuat mereka
mau mendengar pesan-pesan yang akan disampaikan.
b.
Interest (minat)
Pada fase ini, komunikator menjelaskan relevansi
pesan-pesan dengan audiens.
Pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama dikembangkan dengan agak rinci. Tujuannya adalah bagaimana
audiens mampu berpikir. Hubungkan atau kaitkan pesan-pesan yang akan
disampaikan dengan manfaat secara spesifik
yang dapat dinikmati oleh audiens.
c.
Desire (hasrat)
Di fase ini, komunikator membuat audiens untuk
mengubah keinginanya dengan
menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens. Pastikan
bahwa apaun bukti akan digunakan untuk
membuktikan gagasan secara langsung relevan dengan pokok bahasannya.
d.
Action (tindakan)
Dalam fase ini komunikator menyarankan tindakan
spesifik yang diinginkan komunikator
terhadap audiens. Selanjutnya, perlu diingatkan kembali bagaimana
audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang akandilakukan tersebut. Yang
lebih penting adalah bagaimana mempermudah audiens untuk tindakan tersebut.
2.3.3.
Memilih Daya Pemikat.
Kebanyakan pesan-pesan persuasi menggunakan daya
pemikat dengan logika (logical appeals)
dan daya pemikat yang emosional (emotional
appeal) untuk melakukan persuasi audiens.
a.
Pemikat Emosional
Komunikator dapat memanfaatkan emosi yang
dilandasi dengan suatu argumentasi
atau dalam bentuk simpati kepada audiens selama pemikat emosional (emotional
appeal) tersebut sangat kuat. Komunikator dapatmenggunaka atau memilih
kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosiseseorang, misalnya merdeka, salam
super, luar biasa.
b.
Pemikat Logika
Ketika akan memikat logika audiens, gunakan salah satu dari tiga
jenis alasan berikut ini :
v Analogi
Analogi adalah menggunakan suatu alasan
dari bukti-bukti spesifik menuju bukti-bukti spesifik pula.
v Induksi
Induksi adalah memberikan alasan dari
bukti-bukti spesifik menujukesimpulan umum.
v Deduksi
Deduksi adalah pemberian alasan dari yang
bersifat umum untuk kesimpulan yang spesifik.
Hal-hal yang harus
dihindari dalam daya tarik logis:
·
Hindari generalisasi
yang tergesa-gesa
·
Hindari
Logika Berputar
·
Hindari
menyerang lawan
·
Hindari
menyederhanakan isu yang rumit
·
Hindari
kesalahan asumsi sebab-akibat
·
Hindari
analogi keliru
·
Hindari
dukungan tidak logis
c.
Pertimbangan Etika
Pelaku bisnis harus secara etis
menginformasikan kepada para pelanggan hal yang berkaitan dengan manfaat ide, organisasi,
produk atau tindakan tertentu sehingga para
pelanggan dapat mengakui betapa baiknya suatu ide, organisasi, produk,
atau tindakan tertantu yang dapat memenuhi kebutuhan mereka. Tunjukkan suatu perhatian kepada audiens dengan
mengadopsi sikap audiens dengan
perhatian yang jujur untuk dapat memenuhi kebutuhan dan minat mereka.
Keseimbangan diantara pemikat emosional dan pemikat logika bergantung
pada empat faktor penting yaitu:
1) tindakan yang
diharapkan,
2) harapan
audiens,
3) tingkat resistensi
yang harusdiatasi, dan
4) seberapa jauh
komunikator mampu menjual ide / gagasan tersebut kepada audiens.
2.4.
Menulis Permintaan Persuasif
Hal yang peling penting ketika menyusun
permintaan persuasif (persuasive request )
untuk suatu tindakan adalah tetap menjaga batas-batas permintaannya.
Perlu perhatian khusus terhadap manfaat yang didapat baik secara langsung
atau tak langsung dalam memnuhi permintaan tersebut.
Manfaat langsung ( direct benefit ) permintaan persuasif meliputi
pengurangan beban kerja seorang supervisor atau memberikan premi kepada
seseorang yangmemberikan tanggapan atas survey.
Manfaat tak langsung (indirect benefits) permintaan persuasif meliputi
peningkatan atau perbaikan moral karyawan dan peningkatan prestise atau
tantangan untuk membuat kontribusi yang berarti bagi perusahaan.
Tiga kesalahan umum dalam pesan persuasif
adalah:
ž Tujuan yang ingin disampaikan gagal dijelaskan sehingga menghambat menuju
tahap perencanaan.
ž Gagal spresikan tujuan anda dengan jelas kepada audiens anda. Dalam hal
ini ketidaknyamanan dengan ide meminta seseorang memberi waktu,uang atau
considers lain, tetapi bila anda tidak meminta, kemungkinannya adalah anda
tidak akan mendapat respons positif.
ž Gagal menyadari bahwa keputusan yang anda inginkan agar diputuskan oleh
seseorang adalah terlalu kompleks atau berisiko untuk dapat terjadi dalam satu lompatan.
2.4.1.
Permintaan Persuasif Untuk Tindakan
Permintaan persuasif untuk tindakan dapat
berupa surat permintaan peningkatan anggaran atau sesuatu yang
menyenangkan, sebaiknya menggunakan perencanaan organisasional AIDA
ketika merencanakan pesan-pesan persuasif tersebut.
Pada kalimat pembuka gunakanlah kalimat yang
mampu menarik perhatian pembaca yang menunjukkan bahwa penulis sangat mengetahui
sesuatu yang dibutuhkan dan diharapkan pembaca. Di samping itu gunakanlah pesan
persuasif yang bersifat memuji atau menyanjung pembaca, hal ini sangat
membantu dalam penulisan pesan-pesan persuasif dan dibenarkan.
Pada bagian pertengahan, gunakan kalimat yang
mampu menarik minat dan harapan pembaca pembaca yang mencakup apa yang
sebenarnya diketahui penulis mengenai suatu kondisi dan juga tindakan yang
diharapkan penulis didasari oleh faktayang ada, manfaat bantuan, dan pengalaman
yang dapat mendorong minat pembaca.
Setelah pesan yang akan disampaikan dirasa
telah relevan dengan pembaca,maka akhirilah tulisan dengan permintaah atau
permohonan yang spesifik.
Contoh:
Denpasar, 6 April 2011
No : 001/SK/IV/2011
Lap
: ---
Hal : Permohonan Kerja Sama
Kepada
Yth:
Bapak Alex
di
–
Denpasar
Terimakasih atas waktu yang disediakan buat
saya untuk berbicara dengan bapak kemarin tentang beberapa ide kisah teknologi
jam tangan.
Saya
kira “ The Creation of a Watch” bisa menjadi ide bagus. Saya ingin menawarkan
peluang kepada bapak untuk mengunjungi Macho Wavges di Rolly, New Jersey dan
membahasnya dengan insinyur, perancang, dan tenaga pemasaran bagaimana
sesungguhnya sebuah jam tangan diproduksi – mulai dari awal hingga akhir.
Kita
dapat melakukan langkah-langkah untuk berbicara dengan orang yang mendukung:
.
Riset dan pengembangan
.
Teknologi produk
.
Disain
.
pemasaran massal
Akan
saya sebutkan bahwa Macho adalah satu dari beberapa perusahaan yang memproduksi
jam tangan di Amerika – tepatnya di Rolly, New Jersey.
Saya
akan segera menghubungi bapak per telpon
untuk mengetahui apakah kami dapat menyusun kunjungan bagi bapak.
Demikian
kami sampaikan, terimakasih perhatian anda. Kami berharap kita bisa bekerja
sama dalam proyek ini.
Hormat kami,
John Doe
Account Executive
 |
PT. SURAT SURAT
Jl. Surat surat Usaha No. 1
Jakarta Barat , Indonesia 12345
Telp. 012 345 6789
|
No:
07/Sp-PTSS/I/2020
|
Jakarta,1 Januari 2020
|
Kepada
Yth.
Bpk.
Syarat Surat
Direktur
PT
Surat Kertas
Jl.
Surat Sakti-No. 1 A
Bogor-Jawa
Barat 123456
Dengan
Hormat,
Berdasarkan informasi yang kami peroleh dari
koran Surat Baru bahwa Anda mencari agen untuk produk Kertas di Indonesia.
Perusahaan kami ingin mendaftarkan diri untuk menjadi agen tunggal produk Anda
tersebut.
Kami telah berpengalaman menjadi agen untuk
beberapa produk dari perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia. Pengalaman
tersebut diharapkan menjadi bahan pertimbangan Anda. Kami siap berdiskusi
dengan Anda.
Atas pertimbangan dan kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih
Atas pertimbangan dan kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih
Hormat
kami,
(Suratman)
Direktur Penjualan
Direktur Penjualan
2.4.2.
Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian
Surat pengaduan persuasif cenderung merujuk
pada surat pengaduan atau surat keluhan (complaint letter ), tujuannya
adalah melakukan persuasi kepada orang lain untuk melakukan
penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan. Disini perlu
ditunjukkan perbedaan antara apa penulis harapan dengan apa yang
sebenarnya telah diterima penulis.
Kebanyakan surat pengaduan (claim letter ) dimulai dengan
penyampaian pesan-pesan rutin. Namun demikian, dapat juga ditulis surat
pengaduan persuasif yang menambahkan bukti tambahan dan menggunakan teknik
yang lebih menarik perhatian pembaca.
A.
Menarik Perhatian
1.
Untuk pembukaan gunakan pedoman berikut ini:
-
Pujian yang tulus
-
Pernyataan yang tidak memerlukan jawaban
-
Komentar atau pernyataan yang tidak disetujui
-
Pernyataan mengenai masalah dasar, atau
-
Kajian ulang singkat mengenai apa yang telah
dilakukan mengenai masalah itu
2.
Di bagian awal, nyatakan sesuatu yang dapat
anda dan penerima setujui atau yang anda ingin yakinkan pada penerima
B.
Minat dan Keinginan
1.
Nyatakan semua fakta dan rincian yang perlu,
dan jalin dengan manfaat penerima.
2.
Berikanlah uraian yang menunjukkan kepada
penerima bahwa perusahaan mereka bertanggung jawab atas masalah dan bahwa
permintaan anda nyata, logis, dan beralasan
3.
Imbau perasaan penerima untuk bersikap adil,
menginginkan niat baik dan pelanggan, perlunya reputasi baik, atau rasa
tanggung jawab legal atau moral
4.
Tekankan sasaran anda untuk memperoleh
penyesuaian
5.
Sajikan kasus anda dengan cara yang tenang dan
logis
6.
Beritahu penerima bagaimana perasaan anda; rasa
kecewa terhadap produk, kebijakan, atau jasa yang diberikan mungkin bagian
terpenting dari argumen anda
C.
Tindakan
1.
Pastikan tindakan yang dminta adalah kesimpulan
yang logis berdasarkan masalah dan fakta yang diutarakan
2.
Nyatakan permintaan secara spesifik dan yakin
3.
Tentukan batas tanggal (kalau memang tepat)
4.
Nyatakan manfaat utama bagipenerima sebagai
pengingat manfaat dalam pernyataan yang lebih awal
Contoh
|
PT. SURAT SURAT
Jl. Surat surat Usaha No. 1
Jakarta Barat , Indonesia 12345
Telp. 012 345 6789
|
No:
05/SP-PTSS/I/2020
|
Jakarta,12 Januari 2020
|
Kepada Yth.
Bpk. Syarat
Surat
Manajer
Penjualan
PT Surat Kertas
Jl. Surat
Sakti-No. 1 A
Bogor-Jawa
Barat 123456
Dengan Hormat
Terima kasih atas pengiriman barang yang sudah
tiba di perusahaan kami kemarin pagi. Sayangnya, kualitas barang-barang yang
dikirimkan tidak sesuai dengan harapan kami berdasarkan contoh yang kami
peroleh dari perusahaan Anda. Semua produk yang dikirimkan memiliki kualitas
yang buruk. Namun, kami yakin bahwa ini merupakan kelalaian ketika
mempersiapkan pesanan kami.
Kami tentu saja tidak memiliki pilihan lain
selain meminta Anda untuk mengganti barang tersebut dengan barang yang sesuai
dengan kualitas yang kami pesan. Kami berharap agar Anda dapat menyelidiki
masalah ini. Karena barang yang kami pesan sangat dibutuhkan maka kami mohon
untuk segera dikirim barang penggantinya. Atas kerja perhatian dan kerja
samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
(Suratman)
Manajer Penjualan
Manajer Penjualan
2.5.
Penulisan Pesan-Pesan Penjualan dan Permohonan Dana
Terdapat dua jenis pesan-pesan persuasif, yakni
surat penjualan (sales letter )dan
surat permohonan bantuan (fundraising
letters). Pesan-pesan ini meliputi brosur, formulir jawaban, atau
surat-surat khusus lainnya. Dalam melakukan penulisan tersebut diperlukan
keterampilan tulis-menulis yang tinggi.
Terdapat beberapa perbedaan antara pesan-pesan
penjualan dengan pesan-pesan bantuan dana. Pesan-pesan penjualan biasanya
dikirim oleh organisasi yang berorientasi pada laba ( benefit oriented ) untuk melakukan persuasi kepada pembacaagar
mengeluarkan sejumlah uang atas produk yang telah dikeluarkan
perusahaan.Sedangkan untuk pesan-pesan permohonan bantuan dana biasanya
dikirimkan oleh perusahaan nirlaba untuk melakukan persuasi kepada pembaca
agar memberikan bantuan dana atau lainnya kepada pihak lain.
Disamping itu keduan pesan ini juga memiliki
kesamaan, yaitu keduanya sama-sama bersaing untuk dan kepentingan publik.
Selain itu keduanya juga berusahamelakukan persuasi kepada pembaca untuk
mengeluarkan uang atau waktu untuk menghasilkan suatu nilai tertentu yang
ditawarkan.
2.5.1.
Perencanaan Pesan-pesan Penjualan
Salah satu tujuan dalam perencanaan pesan-pesan penjualan adalah
untuk memperoleh pemahaman secara menyeluruh tentang produk yang telah
dihasilkan perusahaan. Perusahaan secara spesifik harus mengetahui apa
jenis produk, bagaimana kualitas produk, bagaimana cara kerja dan manfaat
produk, berapa harga produk, berapa diskon produk, bagaimana pengiriman
produk, bagaimana pengepakan produk, dan berbagai atribut produk lainnya.
Dengan menggunakan data produk yang telah
dikumpulkan, perusahaan dapatmembentuk citra tentang produk yang ingin dijual
tersebut. Selanjutnya perusahaan juga pelu menganalisis keadaan audiens
atau calon pembeli. Dengan kata laian dalam penyampaian pesan-pesan
persuasif mulailah dengan melakukan analisis audiensdan memfokuskan pada
bagaimana kebutuhan, minat dan emosional mereka.
Langkah selanjutnya adalah memilih poin
penjualan produk atau manfaat yang paling menarik bagi audiens. Fokuskan
komposisi pesan pada poin penjualan produk yang mampu menjadi daya pikat
bagi audiens. Sebagai contoh, bagaimana masalah harga, kualitas, dan pelayanan
atas penjualan produk sering kali menjadi perhatianaudiens.
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk
menyampaikan pesan-pesan penjualan, diantaranya melalui pengiriman surat,
brosur, sampel ( contoh produk),kartu telepon, surat elektronik, dan iklan
media massa dan elektronik (termasuk Internet ).
2.5.2.
Pengorganisasian dan Komposisi Pesan-pesan Penjualan
Kebanyakan surat-surat penjualan ( sales letters ) disusun berdasarkan
perencanaan organisasional AIDA, yakni dimulai dengan menarik perhatian
pembaca, menumbuhkan minat, mendorong hasrat pembaca dengan menyampaikan
manfaat terbaik yang akan diterima pembaca, dan diakhiri dengan saran tindakan yang diperlukan bagi pembaca.
a.
Menarik Perhatian
Penulisan surat-surat penjualan pada umumnya
dimulai dengan bagaimana cara menarik
perhatian pembaca. Salah satu teknik yang umum digunakan untuk menarik
perhatian pembaca adalah dengan menggunakan kalimat tanya pada permulaan
paragraf. Disamping itu cara lain untuk menarik perhatian pembaca adalah dengan menekankan contoh produk terbaru,
memberikan ilustrasi, dan memberikan
solusi atas suatu masalah.
b.
Membangun Minat
Dibagian ini perlu ditekankan titik penjualan
produk kepada pembaca, misalnya dengan
mengatakan bahwa produk memiliki harga yang relatif murah, tahanlama atau tahan
cuaca, dan sejenisnya. Disini juga perlu
ditekankan perbedaan antara produk yang dihasilkan perusahaan dengan
produk pesaing, dan apa yang paling diminati oleh pembeli potensial. Selain itu
dalam membangun minat pembaca dapat dilakukan dengan menempatkan titik penjualan utama dalam awal
paragraf.
c.
Meningkatkan Hasrat
Untuk meningkatkan hasrat pembaca , perusahaan
dapat mengungkapkan
beberapa manfaat terbaik yang akan diterima
pembaca ketika membeli produk. Dalam menjelaskan manfaat suatu produk atau jasa
kepada pembaca cukup dalam garis besarnya saja dan tidak perlu terlalu rinci
karna penulisan surat penjualan yang baik diupayakan agar singkat, sederhana,
dan jelas.
d.
M emotivasi Tindakan
Terdapat beberapa cara dalam meotivasi pembaca
untuk melakukan tindakan ( pembelian) dengan segera,
salah satunya adalah dengan memilih media penyampaian surat penjualan yang
memungkinkan pembaca memberikan tanggapan atas surat tersebut. Selain itu dapat
juga dicantumkan pemberian diskon ( potongan harga ), pemberian penawaran khusus,
pemberian hadiah,memberikan kesempatan uji produk, dan memberikan garansi atas
produk dalam menulis surat
penjualan.
Yogyakarta, 10 Maret 2011
Kepada
Yth. Manajer General Affair
PT Maju Terus
Jl Malioboro 23
Yogyakarta
Dengan hormat,
Yth. Manajer General Affair
PT Maju Terus
Jl Malioboro 23
Yogyakarta
Dengan hormat,
Melalui
surat ini, perkenankanlah kami memperkenalkan perusahaan kami kepada Bapak.
Perusahaan kami bernama PT Selalu Jaya yang bergerak di bidang distributor alat
tulis kantor.
Menurut
informasi yang kami peroleh, PT Maju Terus adalah perusahaan properti yang
sedang berkembang pesat dan akan membuka lagi beberapa kantor pemasaran di
Yogyakarta. Sehubungan dengan hal itu, perkenankanlah kami menawarkan beberapa
produk alat tulis kantor yang kami pasarkan. Bersama surat ini kami lampirkan
daftar barang beserta harganya masing-masing.
Jika
perusahaan Bapak membutuhkan layanan kami, maka cukup menghubungi kami melalui
nomor telepon 0274-xxxxxx dan kami akan mengantarkan barangnya langsung ke
lokasi. Selanjutnya kami akan mengirimkan invoice setiap akhir bulan untuk
transaksi-transaksi yang terjadi pada bulan yang bersesuaian. Kami akan
memberikan discount khusus jika akumulasi pembelian dalam satu bulan lebih dari
Rp 2.000.000,- (dua juta rupiah).
Kami
berharap agar penawaran ini dapat dilanjutkan ke dalam suatu bentuk kerjasama
yang menguntungkan kedua belah pihak. Apabila Bapak berminat, kami siap
melakukan presentasi dan melakukan membicarakan lebih lanjut.
Demikian
surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatiannya disampaikan terima kasih.
Hormat kami,
PT Selalu Jaya
Edi Susilo
Manajer Marketing
2.5.3.
Perencanaan Pesan-Pesan Permohonan Bantuan Dana
Teknik yang digunakan dalam penulisan surat
permohonan dana (fundraising letters)
sama dengan teknik yang digunakan dalam dalam penulisan surat penjualan. Satu hal yang tidak boleh dilupakan adalah
perusahaan perlu meyakinkan pembaca betapa penting dan mulianya orang yang
memberikan bantuan dana ( donasi ) bagiorang lain yang sangat membutuhkan. Sebelum menulis surat permohonan dana perlu membuat persiapan yang baik, dengan
cara memahami siapa pembaca, apa bahasa yang digunakan, apa manfaatnya, dan
bagaimana latar belakang pembaca pada umumnya.
Hal-hal tersebut diperlukan untuk lebih memahami apa sebenarnya yang
dikehendaki oleh pembaca. Ada empat hal
yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat permohonan bantuan dana,
yaitu :
a.
Surat harus dapat menjelaskan kebutuhan secara
spesifik
b.
Surat dapat menunjukkan kepada pembaca arti
pentingnya donasi yang akan disumbangkan kepada pihak lain
c.
Surat dapat mengemukakan secara jelas berapa
jumlah donasi yang dibutuhkan.
d.
Surat dapat menjelaskan manfaat atau kegunaan
donasi yang telah diberikan pembaca.
Agar surat penggalangan dana tetap
personal, segera, dan efektif, jauhi tiga kesalahan umum:
1.
Hindari membuat surat tersebut terkesan seperti
komunikasi bisnis dari jenis apa pun
2.
Hindari ruang untuk beramah-tamah (ha-ha yang
anada tulis sementara anda memikirkan argument sebenarnya
3.
Hindari menganggap sasaran organisai lebih
penting daripada hal-hal yang dipikirkan pembaca (kesalahan fatal)
Contoh
SURAT PERMOHONAN
BANTUAN DANA
No :01/GK/23/Salvatore
Hal :
Permohonan Dana
Lampiran :
1
Kegiatan Gelar
Kesenian Salvatore sudah menjadi ritual bagi SMU Salvatore pada setiap
penghujung tahunnya. Kegiatan Gelar Kesenian Salvatore telah menjadi sarana
positif bagi remaja putra dan putri Salvatore untuk mengembangkan kreativitas
mereka dan juga untuk menjalin komunikasi yang positif dengan sekolah SMU
lainnya.
Dalam rangka
mensukseskan Gelar Kesenian Salvatore 2011 maka pihak panitia meminta kesediaan
dari para orangtua murid SMU Salvatore untuk mendukung penggalangan dana bagi
Gelar Kesenian Salvatore. Bantuan sukarela dapat di berikan melalui anak murid
yang bersangkutan ataupun dengan cara mentransfer ke :
Jenis
rekening : BCA
No. Rekening :
065-678-1236
Atas nama : Johan Suwandi
selaku ketua penggalangan dana Gelar Kesenian
Salvatore 2011.
Untuk
mempertanggung jawabkan semua penggunaan dana maka kami, pihak panitia gelar
Kesenian Salvatore 2011 mengundang para orang tua murid sekalian untuk
menghadiri rapat penggunaan dana yang akan di adakan pada :
Hari :
Sabtu
Tanggal :
23 Mei 2011
Lokasi :
Gedung serba guna Salvatore
Waktu :
pk. 19.00 WIB – selesai
Sebagai bukti
kesungguhan kami dalam mengadakan kegiatan yang positif dalam bentuk gelar
kesenian maka kami juga mengundang para orang tua murid sekalian untuk
menghadiri Gelar Kesenian Salvatore 2011 yang akan di adakan pada tanggal :
Hari :
Sabtu
Tanggal :
26 Desember 2011
Lokasi :
Gedung serba guna Salvatore
Waktu :
pk. 18.00 WIB – selesai
Kami sangat
mengharapkan partisipasi dan sumbangsih para orangtua murid sekalian. Atas
perhatiannya kami ucapkan banyak terima kasih.
Jakarta, 10 Mei 2011
Ketua Panitia
Gelar Kesenian
Salvatore 2011
( Johan
Suwandi)
2.6.
Menulis Surat
Tagihan
Surat tagihan adalah surat pemberitahuan kepada
seseorang untuk membayar atau melunasi sebuah tagihan yang telah dibebankan
kepada pihak yang terkait. Biasanya surat tagihan dikirimkan ketikasang pihak
terkait sudah jatuh tempo untuk membayar tagihan tersebut. Tujuan proses
penagihan adalah mempertahankan niat baik sementara menagih haknya.
Tanggapan pengutang kemungkinan emosional,
terutama kaaupengutang teliti. Dalam menetralkan perasaan iniharus
menggunakansebuah imbauan positif, dengan menekankan manfaat membayar sesuai
dengan permintaan dari peusahaan atau pemberi utang. Bila imbauan positif ini
gaga, maka harus dipertimbangkan mengenai imbauan negative, yang menekankan
konsekuensi yang tidak menyenangkan bila tidak bertindak dan bukannya manfaat
karena bertindak tanpa menggunakan bahasa yang kasar atau mengancam dan
menggangu pelanggan. Membujuk adalah kebalilkan dari memaksa, jadi gunakan
bahasa yang sopan dan menggunakan bahasa bisnis.
Langkah-langkah dalam menagih hutang:
1.
Pemberitahuan dan pengingat
Pada umumnya pemberitahuan standar ini adalah
sepuck formulir surat ataupernyataan, seringkali menggunakan computer,
menyatakan dengan jelas jumah hutang, tangga jatuh tempo, dan denda untuk
pembayaran yang terlambat,dan sisa hutang yang masih belum dibayar.
Pemberitahuan standar ini merupakan sebuah tanda kepercayaan.
Perusahaan masih yakin bahwa pelanggan
mempunyai niat untuk membayar hutangnya dan hanya perlu diingatkan.
Jadi,nadanya tidak terlalu serius.
2.
Permintaan informasi
Biala peanggan masih belum memberikan respon
setelah surat pembeitahuan, maka langkahselanjutnya adalah permintaan
informasi. Jangan menyalahkan pelanggan dalam surat yang menayakan informasi.
3.
Peringatan yang mendesak
Tahap
peringatan yang mendesak menunjukkan peningkatan yangsignifikan. Dalam tahap
ini menyampaikan keinginan dari pihak pemberi hutang atau kreditor untuk segera
menagih pembayaran yang terlambat dan kemauan untuk bersikap serius, tetapi
hindari ancaman berlebihan.
Peringatan mendesak mungkin
ditandangani oleh pejabat puncak perusahaan, menyebutkan konsekuensi negative
kalua tidak mengindahkan, dan harus tetap membuka kesepatan untuk membayat
tanpa kehilangan muka.
4.
Ultimatum
Ultimatum merupakan tahap akhir bila pengutang
masih belum memberikan respon. Dalam tahap ini pperusahaan dalm posisi yang sah
dan tidak agi bersedia untuk kembali ke tahap komunikasi dan negosiasi
sebeumnya.
Ultimatum harus menyatakan
konsekuensi dengan tepat kaau tidak membayar, harus menghindari adanya hal-hal
yang mengarah pada fitnah dan menyinggung perasaan, dan tidak perlu menggunakan
nada pribadi yang membantu.
Contoh surat penagihan
|
PT. SURAT SURAT
Jl. Surat surat Usaha No. 1
Jakarta Barat , Indonesia 12345
Telp. 012 345 6789
|
No:
06/ST-PTSS/I/2020
|
Jakarta,1 Januari 2020
|
Kepada Yth.
Bpk. Syarat
Surat
Manajer
Keuangan
PT Surat Kertas
Jl. Surat
Sakti-No. 1 A
Bogor-Jawa
Barat 123456
Dengan
Hormat
Setelah
beberapa kali kami mengirimkan surat peringatan mengenai rekening yang melebihi
batas waktu sejumlah Rp 50 juta, kami terpaksa mengambil langkah drastis dalam
penagihan. Saat ini, rekening perusahaan Anda sedang dilimpahkan kepada
pengacara kami, yang selanjutnya akan menyelesaikannya secara hukum.
Sesudah
tanggal 1 Januari 2020, rekening perusahaan Anda akan ditangani oleh Bpk.
Surati, Bpk. Surata, dan Bpk. Suratu. Apabila pada tanggal tersebut kami belum
menerima pembayaran maka segala bentuk komunikasi dalam masalah ini dialihkan
kepada ketiga orang bersangkutan, yang akan bertanggung jawab dalam tindakan
hukum terhadap perusahaan Anda.
Terima kasih untuk perhatiannya.
Terima kasih untuk perhatiannya.
Hormat kami,
(Suratman)
Direktur Keuangan
Direktur Keuangan
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Dalam Mengembangkan pesan-pesan persuasif
secara efektif perlu diperhatikanlima komponen penting yaitu:
1.
menentukan kredibilitas,
2.
menyiapkan kerangkaargumentasi,
3.
menggunakan daya pemikat atas dasar logika dan
emosional
4.
memperkuat posisi dengan menggunakan bahasa
yang baik dan bukti yang jelas.
Untuk memperkuat kredibilitas terdapat beberapa
cara yang dapat dilakukan diantaranya
adalah : memberikan dukungan pernyataan dengan fakta dan sumber-sumber lainnya,
menjelaskan tujuan secara jelas, menunjukkan sikap hormat, menunjukkan sikap percaya terhadap pihak lain. Dalam menyampaikan pesan-pesan secara
persuasif, rencana organisasionalyang dapat digunakan adalah dengan menerapkan
prinsip AIDA (Attention,
Interest, Desire, Action).
Sedangkan untuk memperkuat posisi dalam
menyampaiakan pesan- pesan persuasif dapat digunaka metode semantic,
metafora, anekdot, bahsa yang sederhana dan mudah dipahami, dan fakta yang
mampu memeperkuat posisi. Beberapa kunci dalam menyampiakan pengaduan, permintaan,
atau penyesuaian yang baik secara persuasif yaitu:
1.
mengemukakan semua fakta dengan lebih rinci, logis, dan menarik pembaca,
2.
mengekspresikan perasaan dengan tenang,
3.
memfokuskan kepada manfaat atas problem-solusi
dan,
4.
memberikan pernyataan permintaan suatu
tindakan secara spesifik dan beralasan.
3.2.
Saran
Demikian yang dapat kami jelaskan mengenai materi yang menjadi
pokok bahasan dalam makalah ini, tentunya masih banyak kekurangan dan
kelemahan, kerena terbatasnya pengetahuan kami.Kami berharap masukan dari
pembaca agar makalah yang kami buat kedepan bisa lebih baik.Dan semoga makalah
ini berguna bagi penulis pada khususnya dan umumnya kepada para pembaca yang
insya Allah dimuliakan Allah SWT.
Daftar Pustaka
Bovee, C.L.
& Thill, J.V. (2007). Komunikasi Bisnis. Jilid 1& 2. Edisi
Kedelapan.Indeks:Jakarta.
Guffey,
M.E., Rhodes & K., Rogin, P. (2006). Komunikasi
Bisnis: Proses & Produk. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat.
Guffey,
M.E., Babcock, B.D. (2008). Essentials
of business communication. Asian Edition Singapore: Cengage Learning
Purwanto,D.
(2006). Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga.
Jakarta: Erlangga.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar